Prima di poter richiedere ed ottenere la certificazione da parte di un ente preposto (Dekra, BSI, SGS, ItalCert, ecc...), l'azienda deve progettare il Sistema di Gestione per la Qualità (SGQ) attraverso le seguenti attività:
Analisi dei Processi
La prima fase che si deve affrontare è "conoscere ciò che si fa" ovvero individuare quei processi che vengono svolti all'interno dell'azienda o che sono affidati all'esterno (in outsourcing), per progettare, realizzare, promuovere, vendere ed erogare i prodotti e i servizi al cliente finale.
Stesura della documentazione del SGQ
La fase successiva è relativa alla stesura della documentazione del SGQ; i processi aziendali vengono descritti:
- nel manuale di gestione per la qualità che rappresenta e testimonia le strategie e le modalità d'azione dell'impresa in materia di qualità;
- nelle procedure gestionali che descrivono modi, condizioni e responsabilità per la pianificazione e lo sviluppo delle attività;
- nelle istruzioni operative che descrivono lo svolgimento delle attività esecutive.
Applicazione del SGQ
Un insieme di documenti coerenti con la struttura e la realtà dell'impresa evita inutili e dannosi stravolgimenti e appesantimenti operativi e organizzativi, facilitandone la gestione, il monitoraggio e le azioni di miglioramento. Le varie attività e i relativi risultati saranno evidenziati nei documenti di registrazione della qualità che attestano la corretta applicazione del SGQ.
Audit interni
Gli audit interni, definiti anche verifiche ispettive interne, dovranno essere svolti da personale preparato e indipendente rispetto alla funzione sottoposta a verifica; gli audit interni hanno lo scopo di valutare tutte le indicazioni provenienti dal campo per individuare punti deboli e occasioni di miglioramento. Gli audit devono coinvolgere tutta la struttura dell'azienda, dall'alta direzione al personale esecutivo.